Skip to main content
Agenda.

Agenda.

| Sally | | 34 comentários em Agenda.

Provavelmente você estava esperando (mais) um texto sobre coronavírus. Ou algo sobre o filme “Don´t look up”. Ou algo sobre política. Ou algo sobre as inundações na Bahia. Ou algo sobre a consulta pública para vacinar crianças. Ou algum assunto do momento. Hoje não. Hoje é meu último texto de 2021 e decidi deixar a indignação de lado e dar uma dica útil.

O texto de hoje é uma dica simples e barata, mas que pode melhorar muito a sua vida: em 2022, use uma agenda. Isso, agenda, aquelas de papel.

“Mas Sally, agenda é coisa do século passado, tem formas muito mais modernas de organizar a vida”. Tem sim. Mas tem coisas que só uma agenda de papel faz por você. Vem comigo.

Para começo de conversa, especifico uma coisa: planner é melhor do que agenda. Planner é uma agenda que, além da clássica divisão por dias, também te dá a opção de dividir o ano por mês (tem uma página similar a um calendário com todos os dias daquele mês) ou por semana. Assim, você pode anotar todos os compromissos do mês de janeiro na página-calendário inicial e olhá-los de uma só vez, tendo um panorama global do seu mês. Eu gosto muito dos planners da Imaginarium (apesar de que em alguns anos eles insistem com uns temas infantis vexatórios). São bem-organizados e práticos. Caro? Se você pensar que é uma despesa anual, nem tanto.

“Mas Sally, eu estou desempregado, sou dona de casa, sou aposentado, sou herdeiro, não preciso de uma agenda pois não trabalho”. Trabalha sim. Todo mundo trabalha de alguma forma. Todo mundo tem algum tipo de compromisso durante o ano. Você pode não ter um trabalho remunerado, mas compromissos todo mundo tem. E compromissos não organizados e anotados sobrecarregam seu cérebro, por menos sérios que eles sejam.

Para o seu cérebro não faz diferença se a pendência que ele tem que lembrar é pagar a conta de luz, dar comida para a calopsita, vender uma empresa de um bilhão de reais ou tomar Activia para poder cagar suave. Ocupa espaço e tira foco de outras coisas. Então, quanto mais informação você puder tirar da sua cabeça e deixar na sua agenda, mais energia, criatividade e disponibilidade vai sobrar para outras tarefas.

A neurociência já provou que anotar manualmente (não digitar, anotar com lápis ou caneta em um papel) mobiliza várias áreas do cérebro, que consegue compreender melhor a tarefa, o tempo que ela vai levar e sua relevância – e de quebra reforça a memória. Além disso, anotar tudo, desde um remédio que você tem que tomar, uma conta que você tem que pagar, a necessidade de comprar pasta de dente ou de pintar o cabelo, alivia o cérebro.

“Mas Sally, minha memória é ótima, eu lembro de tudo, não preciso de agenda”. Sorte sua! Mas a ideia da agenda não é só para esquecidos, é para aliviar o cérebro de qualquer pessoa. Tudo que você gasta de “energia cerebral” lembrando das coisas pode ser canalizado para algo melhor se você anotar seus afazeres e compromissos.

Ao ter tudo anotado, é como se você criasse um HD externo para o seu cérebro: por menos importante que seja a tarefa, o cérebro se esforça para armazená-la. Quando você anota, ele relaxa daquela tarefa e sobre mais espaço, tempo e energia para focar em outras coisas, como aprendizado, produtividade e criatividade.

Além disso, ao ver o panorama geral do seu dia ali, anotado, você traz as obrigações para um plano mais concreto e consegue colocá-las em perspectiva. Ao olhar para tudo, fica mais fácil estabelecer prioridades, delegar funções e estimar como vai ser seu dia.

Isso é especialmente importante na hora do planejamento: se você tem algo importante que precisa ser feito nesta semana e uma coisa urgente que precisa ser feita hoje, pode acabar caindo em uma cilada. Por exemplo, você tem que entregar um trabalho importante até sexta e pagar a conta de luz hoje. Geralmente o cérebro grita para você fazer o trabalho de sexta, pois é algo muito mais sério que uma simples conta, e a tendência é mergulhar nele. Resultado: esquece de pagar a conta.

Para o cérebro, o presente é o que interessa. Se a mente entender que algo é importante de verdade, a pessoa sente um ímpeto de resolver aquele assunto agora, já, imediatamente. Mesmo que não custe mais do que dois minutos pagar uma conta online, essa “cegueira” faz com que se ignorem as tarefas urgentes. Mas, ao anotar e visualizar tudo, o próprio cérebro se reorganiza: ele não precisa mais ficar monotemático na tarefa importante, está tudo ali, tem espaço para ele definir prioridades.

Anotar no papel permite que o cérebro se organize melhor, entenda melhor e internalize melhor aquela tarefa. Ao digitar, usamos uma parte do cérebro que está mais ligada a ações automáticas, porém, ao escrever no papel precisamos compreender o que estamos querendo dizer e traduzi-lo em palavras. Por isso alunos que anotam no papel aprendem mais do que alunos que digitam o conteúdo.

Isso quer dizer que ao anotar “fazer um bolo” as chances de você perceber que precisa comprar ovos ou leite são maiores do que ao digitar “fazer um bolo”, uma vez que ao anotar no papel sua mente processa todos os passos e o que é necessário para fazer um bolo, quando você está escrevendo. Nossa cabeça é feita para ter ideias, não para guardá-las. O cérebro é ótimo para criar soluções, mas se você usar seu potencial para mero armazenamento, está desperdiçando sua massa cinzenta.

Esvazie sua mente de lembretes e você vai ver como vai render mais, ficar mais produtivo e menos estressado. Tudo que nosso cérebro faz gasta energia, então, tudo aquilo que um papel puder fazer por ele, estará liberando espaço e tarefas para a mente, vai se reverter a seu favor.

Outro ponto positivo: o poder que gera concluir uma tarefa e visualizar essa conclusão, dando um risquinho de “check” ao lado da tarefa escrita na agenda. Não é apenas bom, isso faz seu corpo secretar hormônios que geram sensação de bem-estar. É quimicamente bom. É um estímulo a fazer as tarefas pois a química que a visualização desse “dever cumprido” libera é poderosa.

Assim como não basta se matricular em uma academia para emagrecer, também não basta comprar uma agenda para se organizar. Você vai acabar descobrindo o que funciona para você e estabelecendo suas próprias regras. Por hora, compartilho algumas que servem para mim e talvez possam servir para você.

Seja realista na hora de anotar as tarefas. Um dos principais erros que faz com que as pessoas não se organizem bem é não saber planejar o tempo. Desmembre uma tarefa grande em quantas tarefas pequenas você vai precisar para executá-la. Um exemplo: preparar a mala para uma viagem. Se você anotar assim, pode não ser útil. Em vez disso, desmembre esta tarefa em tudo que ela implica: 1) comprar protetor solar; 2) lavar a roupa suja que você quer levar dois dias antes para dar tempo de secar; 3) testar cadeado para ver se funciona; 4) comprar biscoito para comer na viagem e etc.

Não adianta encher a agenda de anotações se não é humanamente possível fazer tudo, isso só causa choro, desespero e ranger de dentes. Então, se um dia está muito cheio, redistribua o que não é urgente durante a semana.

Se você é uma pessoa não chega na hora marcada, que sempre entrega trabalhos atrasados, que tem dificuldade com o tempo, tenha consciência de que você não sabe calcular bem o tempo e planeje sempre uma margem de tempo maior para cada tarefa que vai executar. Pense quanto tempo você acha que demora para fazer algo e depois acrescente mais um terço desse tempo na estimativa de duração da tarefa.

Acha que aquilo vai demorar uma hora? Programe-se para que a tarefa ocupe uma hora e vinte do seu dia, mesmo que você tenha certeza de que vai demorar apenas uma hora. Convivi muito com gente que não sabe administrar seu tempo e sei que essas pessoas sempre têm certeza de que vai dar, apesar do um milhão de vezes em que erraram o cálculo e não deu.

E, se você quer ser uma pessoa melhor e aprender a recalcular seu tempo, desmembre as tarefas na sua mente. Um exemplo: você tem que sair para ir ao dentista. A consulta está marcada para as 14h. O dentista fica a meia hora de distância da sua casa. O que uma pessoa que erro no cálculo faz? Sai de casa 13:30, pois o dentista fica a meia hora de distância da sua casa. Grandes chances dessa pessoa chegar atrasada, pois você não sai miraculosamente da sua casa para o deslocamento.

Você toma elevador, você tira o carro da garagem, você espera o ônibus, você chama o Uber (que cancela, daí você tem que chamar outro Uber) você pega trânsito, você passa por mil micro tarefas até chegar ao dentista. E todas elas demandam tempo. E, por estas micro tarefas demandarem um tempo muito pequeno, algumas pessoas caem na tentação de desprezá-las. Acontece que quando há muitas micro tarefas envolvidas, esse tempo se soma e junto ele alcança aqueles 15 minutos de atraso que você sempre tem.

Então, para quem tem dificuldade com o tempo: ou coloca 1/3 do tempo que você calculou a mais em tudo que vai fazer e só encaixa o que couber no seu dia ou divide tudo em micro tarefas, soma o tempo que elas podem levar e só encaixa o que couber no seu dia. Agenda é para evitar o estresse, não para aumentá-lo.

Use a agenda para te ajudar a estabelecer prioridades. Você pode passar um marca-texto, sublinhar ou sinalizar de alguma forma quais são as tarefas mais importantes do dia, assim, quando seu dia começa, você abre a agenda e sabe o que fazer primeiro. Sinto informar, mas fazer primeiro o que você mais gosta ou acha mais legal não é uma forma produtiva de se organizar na vida adulta. Por sinal, fazer isso é uma forma muito comum de autossabotagem. Você acaba fazendo o que gosta e protelando o resto, principalmente quando são coisas que não tem prazo (importante nem sempre é urgente).

Tarefas pendentes são um veneno para a sua mente. Por mais que você tenha criado milhões de mecanismos para se anestesiar e não lidar com a culpa/estresse/preocupação de não ter feito algo que precisa ser feito, isso te afeta sim. É o chamado “efeito Zeigarnik”. O nome vem da psicóloga russa Bluma Zeigarnik, que pesquisou a tensão desagradável gerada por tarefas não finalizadas. Ela concluiu que, por mais que as pessoas mascarem os sentimentos das mais diversas formas ou o varram para debaixo do tapete, a ansiedade só passa depois que as tarefas pendentes são concluídas. Então, por mais que você ache que não te afeta, te afeta sim, de formas que você talvez nem perceba.

Fica mais difícil protelar aquela tarefa que você não quer fazer se ela estiver anotada na sua agenda. Cada dia que você não a faz e precisa reanotá-la para o dia seguinte te impulsiona mais a fazer, pois impede que você use seus mecanismos para tapar o sol com a peneira. E isso é bom, especialmente para aquelas tarefas “sem prazo” (ex: fazer um checkup uma vez ao ano) em que fica muito fácil protelar. Lembre-se: tarefa não realizada, mesmo varrida para debaixo do tapete, gera ansiedade e estresse no seu corpo.

Uma agenda também ajuda muitíssimo em projetos a longo prazo. Quer economizar dinheiro mas nunca sobra e você não entende o motivo? Anote diariamente em tudo que você gasta. Isso te faz sair do papel do comprador e ver de fora, como observador, o seu consumo. Isso vai te ajudar a ver onde você poderia economizar. Quer emagrecer e não consegue? Faça o mesmo com sua comida: anote tudo que você come e veja onde está errando. Uma agenda transforma sua vida em um livro e é sempre mais fácil perceber e corrigir os erros quando olhamos com maior distanciamento.

Post it foi moda durante muito tempo, e funciona muito bem para outras coisas (como para um brainstorm de ideias), mas para guia de tarefas e compromissos, é uma furada. Não basta passar para o papel, tem que centralizar a informação toda em um lugar só, assim o cérebro não precisa lembrar onde está. Sei que muita gente ainda organiza a vida por Post it, mas, além de ser caro, não é tão eficiente. Eventualmente eu uso Post it, mas colado no dia da tarefa na agenda, quando já está tudo lotado e eu não tenho mais espaço para anotar. Só.

Uma agenda que reúna sua vida toda em um único lugar é algo muito prático. Se você for fazer um diário financeiro, outro de dieta, outro de trabalho outro de… enfim, é mais difícil e provavelmente você vai se perder ou desistir, pois dá muito trabalho e toma muito tempo. Ter uma agenda com “tudo sobre mim” em um único lugar toma pouco tempo e, no longo prazo, te economiza muito tempo, pois você sabe onde está qualquer coisa que você precise lembrar.

Bônus: é um lugar seguro para colocar informações delicadas desde senhas (não é seguro deixá-las no computador) até os gastos no cartão. Uma pesquisa mostrou que, em média, uma pessoa precisa lembrar de, pelo menos dez senhas rotineiramente (redes sociais, banco, sites, etc.). Eu sei que a maioria deixa ela salva para não precisar digitá-la sempre que acessa o local, mas, se roubarem seu computador ou seu celular, você pode ficar preso do lado de fora de tudo. É sempre bom ter tudo anotado, em papel.

“Mas Sally, minha empresa me obriga a usar a ferramenta tal, online, para organizar minhas tarefas”. Ok, isso está incluído como mais uma tarefa de trabalho: passar os compromissos para essa ferramenta. Acho odioso, mas a maioria as empresas fazem isso mesmo, tratam funcionário como retardado incapaz de se gerir.

Mas, independentemente disso, tenha a sua agenda, com todos os seus compromissos anotados, sejam eles de trabalho, se saúde ou de qualquer outra natureza: comprar leite, quantos dias por semana você se exercitou, que remédios está tomando, dar vermífugo pro gato, aniversário da tia, tudo, absolutamente tudo que deveria ser lembrado pelo seu cérebro. Você vai se surpreender ao ver quantas micro tarefas tem que lembrar todos os dias e o gasto de recursos que elas ocupavam na mente.

E, para terminar, uma vantagem óbvia, mas não muito conhecida pelas novas gerações: você tem total controle do papel. Você acessa o papel se faltar luz, você acessa o papel sem internet, você acessa o papel se o servidor estiver fora do ar, você acessa o papel se te roubarem o celular. Você só não acessa o papel se a sua casa pegar fogo e aí, francamente, as tarefas para fazer deixam de ter importância de qualquer forma.

Minha geração nasceu offline e cresceu online, nós acompanhamos toda a transição e sabemos muito bem a pá de merda que pode dar confiar apenas no online. Se você é de uma geração mais jovem, nascida e crescida quando a internet já funcionava bem o bastante para dar um falso ar de confiança, escute a Tia Sally: às vezes dá merda. E geralmente é quando a gente mais precisa. Tenha o backup da sua vida em papel, um dia você vai me agradecer.

“Mas Sally, para isso, basta usar um caderno para anotar tudo”. Não é a mesma coisa. Um caderno serve para anotar o que você tem que fazer no dia, mas não ajuda muito com tarefas futuras. Tem que vacinar o gato contra raiva em maio? Como faz para anotar isso hoje no caderno e lembrar em maio? Cadernos são legais como guia do dia do que fazer, mas nunca vão substituir a organização de vida que uma agenda dá.

E a agenda tem outra função: repositório de conteúdo, isto é, se você anotar tudo que faz nela, um dia pode voltar e consultá-la quando tiver uma dúvida sobre o passado.

Por exemplo: hoje você tem uma dor de ouvido, liga para o médico e marca uma consulta. Anota no dia da consulta: “Consulta com Dr. X, no endereço tal e telefone tal para ver dor de ouvido”. Quando volta do médico anota ao lado o remédio que o Dr. X prescreveu e como deve ser aplicado (tomar remédio tal, 2 gotas 4x por dia por dez dias). Se, dez meses depois você tiver a mesma dor de ouvido, sabe onde consultar telefone de médico ou o medicamento que te curou. Vocês não imaginam o quanto essas informações passadas já me salvaram e me pouparam tempo.

“Mas Sally, eu não consigo fazer agenda. Eu compro, eu tento, mas eu abandono tudo na segunda semana”. Não existe “não consigo”. Existe “não quero”, “não priorizo suficiente” ou “não me interessa organizar a minha vida assim posso continuar me autossabotando”. Se você sabe ler e escrever, só depende da sua força de vontade manter uma agenda que facilite sua vida e aumente seu rendimento.

Na maior parte das vezes acontece o seguinte: quando começamos a fazer algo novo, o primeiro mês demanda muito esforço, o segundo mês demanda esforço e, no terceiro mês, aquilo já está internalizado e faz parte da rotina, saindo sem esforço. O que acontece é que as pessoas se assustam com o primeiro mês de muito esforço e pensam “eu não quero isso para a minha vida, eu não quero viver nesse esforço fdp” e desistem. Tenha em mente que o grande esforço é só no começo, depois não vai ter esforço algum. Muito pelo contrário, sua vida vai melhorar muito. Persista, vai deixar de ser um esforço em dois meses. Eu prometo.

Então, fica a dica: faça uma agenda este ano. Quando desanimar, por qualquer motivo, lembre-se deste texto. Persista. Sua vida vai melhorar muito com uma agenda.

Para dizer que eu sou um dinossauro, para dizer que gosta de viver furando compromissos e sobressaltado ou ainda para dizer que covid teria sido um tema menos desconfortável: sally@desfavor.com


Comments (34)

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.

Relatório de erros de ortografia

O texto a seguir será enviado para nossos editores: